はじめに

こんにちは！関です。

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この時間というものはだけは
人種、性別、国籍、年齢関係なく
誰にでも平等に与えられたものです。。

その平等に与えられた時間の中で、
いかに質の高い仕事を数多くこなせるか？
これは「効率」にかかっていると言っても過言ではありません。

よく言われる「仕事ができる人」っていうのは、
「仕事の効率がいい人」と言い換えることもできるわけです。

僕は副業としてビジネスをスタートしたということもあって、
限られた時間の中で結果を出さないといけない状況でした。

だからこそ、人一倍、仕事の効率
というものにはこだわってきました。

この記事では、僕がこれまで学んで実践したものや、
独自の経験から、非常に効果が高いと感じた
21個の仕事の効率化のポイントを紹介していきます。

という人は今回の記事を参考にしてみてください。

1.明確な目標を数値で設定する

やっぱり仕事を進めていく上で
絶対に必要になるのが「目標」です。

これがなかったらいくら頑張っても、
ただがむしゃらにやってるだけで、
どの方向に進んでいるのかがわからなくなります。

だから、どんな仕事をする時も必ず目標を設定しましょう。

「いつ」までに「どれくらい」やるのか。

これを数値で明確に立てることを常に意識しましょう。

メリハリをつけるという意味でも、
「いつ」まで「どのくらい」やるのかを
明確な数値で設定するのは効果的です。

2.期間ごとのタスク管理を徹底する

年ごと、月ごと、週ごと、日ごとの
タスク管理を徹底しましょう。

これをする際は、まずは年間でやるべきことや
目標を数値で明確に設定します。

そして、それを達成するために
毎月何をすべきかを月ごとに設定していきます。

この月のやるべきことを達成するためにやるべきことを、
週ごとに「具体的なタスク」として書き出していきます。

その週のタスクを、
月曜日からこなしていくという態勢をとっていきます。

こうすることによって、向かっていく方向が明確になるのと、
そのために目の前のやるべきことが明確になります。

3.仕事に取り掛かる前と仕事の終了時にタスクを洗う

仕事に取り掛かる際には、その日のタスクを確認することを、
一番初めの仕事とします。

その日に取り組むべきことの全体像を把握した上で、
仕事をスタートさせるわけです。

むやみに仕事をするのではなく、
全体を把握して各々タスクを進めていくことで、
そのタスクへかける時間や熱量の度合いをコントロールすることができます。

また、仕事の終了時には、
その日のタスクで完了したものと完了していないものを明確にしましょう。

その上で、翌日のタスクを仕事の終了時に設定します。

こうすることによって、タスクの抜けや漏れがなくなると同時に、
頭が整理された状態になるので、仕事の処理能力も鈍りません。

4.なるべく早い時間から仕事に取り組む

僕も含めてほとんどの人は、
やらなければならないことを先送りにしがちです。

そして、先送りにすればするほど、
動き出すのに腰が重たくなります。

仕事に関してもそれは同じで、
何となく「調子がでないな〜だるいな〜」と思う日も当然あるわけで、
その時にズルズルと仕事に取り組まずにいると
時間が無駄に過ぎてしまいます。

「調子がでないな〜だるいな〜」と思っていても、
いざ取り掛かり始めてしまえば、
意外とスルスルと仕事は進んでいくものです。

なので、意識的に「早い段階から仕事に取り組む」
ということを自分の指針としていれば、
何も考えていない状態に比べると、ズルズルといってしまうケースが減ります。

また、調子が出ないながらも素早く取り組み始めると、
自分の意識の高さに自己満足して、
結果的にいい仕事ができるということもあります。

5.タイムスケジュールを明確に立てる

タスクの洗い出しについては既にお話ししましたが、
このタスクについてもタイムスケジュールを明確に立てることが重要です。

何時に開始して何時に終了するのか？

もちろん、必ず予定通りに進めていけるとは限りません。

むしろ、上手くいかないことの方が多いでしょう。

ですが、何かしら時間的な目標や目安がなければ、
ここでもダラダラと仕事をやってしまうことになります。

何事も旗や道標のようなものは必要です。

6.「考える時間」と「作業する時間」を明確に分ける

タスクというのは大まかに分類すると、じっくり時間をかけて思考を深めていかないといけないものと、単純作業だったり直ぐにジャッジできるようなものの2つに分かれます。

これらを明確に分けることで仕事の効率は圧倒的に向上します。

そのために、タスクを洗い出した後、
そのタスクそれぞれが
「考える系」なのか「作業系」なのかをチェックする必要があります。

「作業系」のタスクはスピード感を持って終えることができます。

その日のテンポよくサクサクと進めていくためにも、
「作業系」のタスクは早い時間に済ませるのがベストです。

「考える系」のタスクは環境が重要になります。

例えば、周りがガヤガヤするところでは、
じっくりと考えられないというタイプの人は、
そのタスクに取り掛かる時には、
図書館など静かな所に移動する方がいいかもしれません。

移動時間がかかったとしても、
その環境に行くことでじっくりと考えられるのであれば、
結果的に仕事の効率化に繋がります。

7.細切れの時間に取り組むタスクをピックアップしておく

スマートフォンの普及や、インターネット環境の充実により、
僕らは細切れ時間を有効に使うことができるようになりました。

デスクに座ってパソコンに向かわない時間でも
仕事をすることができるようになったわけです。

毎日の仕事の中で生まれる細切れ時間を
合計すると2時間を超えると言われています。

待ち合わせのちょっとした待ち時間、
電車やタクシーでの移動時間、ランチを注文してから出来上がるまでの時間など…

事前に何も決めていないとこういった時間は
ぼーっとしてしまうか、目的のないネットサーフィンに使ってしまいます。

この細切れ時間を活用するために、
数分から長くて10分で終わるような簡単なタスクを事前にピックアップしておきます。

僕の場合は、ちょっとしたメッセージの返信などを
この時間に充てることが多いです。

8.PDCAサイクルを全てにおいて回していく

「PDCAサイクル」という言葉は仕事をしている人なら
ほとんどの人が聞いたことがあると思います。

Plan（計画）→Do（実行)→Check（評価）→Action（改善）

を繰り返していくというものですね。

Planから始めてActionまで行ったら、
またPlanに戻ってグルグル回していきます。

よく「知っているのとできているのは違う」と言われますが、
この「PDCAサイクル」はその最たる例ですね。

PlanとDoはできているのに、
CheckとActionがおろそかになっているケースは多いのではないでしょうか？

CheckとActionをしっかりと行うことによって、PlanとDoの精度が上がっていきます。

これは、その後の仕事の効率化という点での影響度はかなり大きなものになります。

9.仕事の優先順位を明確にする

「タスクを書き出してみたはいいものの何から取り掛かればいいのかわからない」となり、結局何もできないまま時間が過ぎていくというケースや、色々なものに中途半端に手をつけて何1つ終わらせることができないというケースは珍しくはありません。

そういった人は、仕事の優先順位を明確にしなければなりません。

どの仕事が優先順位の高い仕事なのか？
何から取り組むべきか？について、
自分自身の判断基準が必要になります。

優先順位の基準としてオススメなのは
『7つの習慣』で解説されている、重要度と緊急度を基準とするものです。

自分のタスクを重要度と緊急度の高さで分類して、
重要度と緊急度が高いものを第1に取り掛かるタスクとします。

その上で、重要度が高く緊急度が低いものを大事にしていきます。
時に重要度が低く、緊急度が高いものに振り回されがちですが、
ここはサクッと片付けてしまいましょう。

このような判断基準を持つことで、
多くのタスクがあったとしても、効率的に進めることができます。

10.情報を断捨離する

インターネットの情報量はこの10年で80倍になったと言われています。

しかし、人の脳の進化というものは5万年前に進化としてはほぼ完成していて、10年で情報が80倍になる一方で、人間が処理できる量に変化はありません。

なので、人間が処理できる情報の量をはるかに超えてインターネット上の情報が増えているわけです。

この情報量の増加は今後も止まることはありません。

Facebook、Twitter、ネットニュース、メールマガジンなど…毎日多くの情報に溺れてしまっているケースも多いと思います。

冷静に考えると、それらの情報は自分にとって意味のない、不要な情報である場合が圧倒的に多いです。

単なる娯楽として消費している情報に関しては、適切な量に抑えておくべきです。

生産的な時間をしっかり確保するためにも、情報の断捨離を行い、まずは「今の自分」に本当に必要な情報だけに触れるように心がけましょう。

11.人に会う際には終了時間を決める

仕事でもプライベートでも人に会うことはあると思います。

基本的に、ここでは仕事の話をベースに進めていますが、
息抜きであったり軽い情報交換のために
ちょっとお茶をするために人に会うこともあるでしょう。

この時、待ち合わせの時間は決めていても、
別れる時間は決めていない、ということは多いのではないでしょうか？

「せっかく会うのに別れる時間を決めるのは冷たくないですか？」
と思ったかもしれません。

しかし、僕のこれまでの経験では、人と会った時に思いの外、話が長引いてしまって、その後のスケジュールが崩れたり、その日に予定していたタスクが終えられないということが多くありました。

こうならないためには、待ち合わせの時間だけでなく別れる時間も事前に決めておくことが大切です。

商談であれば「14時から15時まで」と、頭だけでなくお尻もしっかり決めます。

さすがに1日に何人も会うような場合にはスケジューリングはしっかりすると思いますが、週に2〜3人と会うというような人は、終了時間を決めない、人との会い方をする場合が多い傾向にあります。

スケジュールを崩さず、タスクを確実に遂行するためには、人と会う際の終了時間を設定しましょう。

12.超集中日を月に1度作る

これはかなりオススメです。

タイトルのまんまですが、1ヶ月のうちに1度でいいので「超集中日」と設定した日を設けましょう。

その日はホテルなど外部から影響を受けないところに缶詰になって、ひたすら集中してタスクを進めます。

その1日は「考える時間」か「作業する時間」のどちらか片方だけすると決めればさらに効果的です。

僕の場合だと執筆系のタスクはここに充てることが多いです。

起きれたタスクのリカバリとして超集中日を使うのもいいでしょう。

とにかく「この日はとことんやるんだ！」という1日を作ってみてください。

1日を終えた時の充実感は、その日の疲労を明日への活力に変えてくれます。

13.自分を再起動する時間を作る

パソコンの電源を入れっぱなしにすると動作が重くなってしまうますが、その時には再起動をすると重さが解消されます。

僕は人間もこれと同じだと思っています。

パフォーマンス高く仕事をしていても、やっぱり仕事をやり続けていれば徐々にパフォーマンスの質は落ちていきます。

それがない人間は超人以外ありえないと思います。

だから、落ちていったパフォーマンスを回復させるためにも、自分を再起動する時間を作ることをオススメします。

「再起動する時間」と書きましたが、丸々1日を充ててもいいと思います。

その日は仕事のことを一切忘れてスポーツをしたり、自然いっぱいの中を散歩してみてください。

人によっては「1日全く仕事をしないと不安になる」という方もいるかもしれません（僕もそのタイプです…）。

ですが、ここは1日しっかりと休むことで、その後のパフォーマンスが劇的に向上するんだと理解して思い切って休みましょう。

14.自分なりのやる気スイッチを作る

スポーツ選手は集中モードに入るためのルーティンがあります。

そのルーティンを儀式のごとく毎回行うことでスムーズに集中状態に入ることができるわけです。

有名なところでは、野球のイチロー選手の素振りと袖を引っ張りあげる動作や、ラグビーの五郎丸選手のキック前にとるポーズが挙げられます。

このようなルーティンを自分が仕事に入る時にも行いましょう。

やることは何でもいいと思います。僕の場合は単純にホットコーヒーを入れて飲むだけです。

本当に単純なことですが、こういった何でもないことを儀式のごとく行うことでスムーズに仕事に集中していけるのです。

また、毎日のルーティンは自分の小さな変化にも気づくことができます。

例えば、いつもコーヒーを飲んでも何か美味しくなく感じて、「今日は体調がイマイチかもしれない」というようなものです。

そんな、自分を定点で客観視するツールとしても使うことができます。

15.焦らず弛まず

これは完全に心構えでしかないので挙げようかどうか迷ったのですが、個人的にかなり好きな感覚なので挙げさせていただきました。

思うように仕事が進まない時や、大量のタスクが片付かない時というのは、人はどうしても焦ってしまいます。

ですが、焦ったところで仕事が勝手に片付くわけでもないし、むしろミスが普段より多く発生したり、考えがまとまらなくて処理スピードが遅くなったりするものです。

そこで僕がいつも心の中で唱えているのが「焦らず弛まず」です。

焦ることはないけど、弛むこともなく、少しづつでも毎日着実に歩みを進める。

これをマインドのベースに置くことは成長にとっても非常に重要です。

16.自分のキャパシティを超えた並行処理をしない

タスクが増えてくると、並行して複数のタスクを進めることが避けられないというケースも多くあります。

ただし、この時、気をつけないといけないのは、自分のキャパシティを超えてしまってはいけないということです。

そもそも、人は並行処理が得意な人とそうでない人、2つのタイプに分かれます。

並行処理が得意なタイプは、自分のキャパシティ内であれば複数のタスクを同時に進めても、それぞれのクオリティが落ちることはありません。

しかし、並行処理が苦手なタイプは、2個、3個と同時並行に行うタスクが増えてくると、ガクンとクオリティが落ちてしまいます。

これに関してはその人の特性なので、仕方ありません。

しっかり集中して、クオリティ高く1つずつタスクをこなしていくべきです。

並行処理が得意なタイプでも、それぞれにキャパシティが確実に存在します。大丈夫だと思っていても、キャパシティを超えた瞬間に突然全てが破綻することもあります。

なので、重要なのは自分のキャパシティを知ることと、そのキャパシティに達しようとしていないか常に自分自身でチェックすることです。

もしキャパシティを超えそうになったら、先ほどお話しした優先順位の見直しや、自分自身の再起動を行うことが必要になります。

17.仕事環境を整える

仕事の効率を考える時に絶対に避けてはいけないのが、仕事環境を整えることです。

その中でも特に気を使わないといけないのが、自分の仕事の道具に関するもの。

例えば、パソコンを使って仕事をするのであれば、マルチディスプレイにするだけで効率は劇的に向上します。

MacBookAir1台で仕事をして、WindowsもMac内で動かしている人と、MacBookAirとThunderboltディスプレイ、そしてWindows用のパソコンが他にあるという人とでは仕事の効率は雲泥の差です。

もちろん、こういったものを揃えるには資金が必要になりますが、それを補ってあまりある結果がその先には待っていると断言できます。

また、その他にも身近な話でいうと、ボールペンや電卓などを使いたいと思った時に手元にないと、それを探すのに無駄な時間を使ってしまいます。

僕の場合はどちらかというと、デスクは必ずしも整理整頓されている必要はないと思っていますが、使いたいものは使いたい時に探さなくていいようにしておく方がいいでしょう。

18.パソコンは2台以上持つ

これも資金がかかることなので簡単にはできないかもしれません。ただ、非常に効率が良くなるのでオススメなことです。

僕はMacBookとMacBookProの2台を自宅、オフィス、持ち出しなどで使い分けています。

前項でお話ししたように、マルチディスプレイで仕事をするので、デスクではMacBookProがThunderboltディスプレイに接続されています。

接続は1つのケーブルと電源だけなので非常に簡単なのですが、それも取り外すということが非効率なので、主に自宅で使うMacBookProは常にThunderboltディスプレイに接続されています。

そして持ち出し用のMacBookは12インチのものです。

セミナー、ちょっとした打ち合わせ、カフェでメールを書いたりWEBブラウジングをする時は画面の大きさは必要ありません。

なので、大きさと軽さを重視してMacBookを使います。

一見して数台のパソコンを持つのはお金の無駄に見えるかもしれませんが、実際に取り入れると非常に便利であると体感していただけると思います。

19.クラウドサービスを利用する

たくさんのITツールが誕生して、僕らの仕事でも活用されるシーンが増えました。

仕事の効率化という面で考えると外せないのはクラウドサービスです。

クラウドサービスというのは、サーバー上にアップされたサービスを、手元のパソコンやスマホからアクセスして使う形式のものです。

このサービスを使うことによって、自分のパソコン自体にデータを置かずに、複数の機器でデータを共有することができます。

例えば、evernoteというサービスがあるのですが、これを使うと自宅のパソコンで原稿を書いていたとして、その続き移動中のタクシー内でスマホで書くことができ、会社に着いたらさらに続きを会社の会社のパソコンで書くことができます。

隙間時間の有効活用には欠かせないツールと言えます。

また、僕が複数のパソコンを使いわけできるのもクラウドサービスがあるからであって、どのパソコンを開いても同じ環境ですそ、同じデータにアクセスすることができるのです。

chatwork、Dropbox、Googledriveなど、便利なクラウドサービスは山ほどあります。

あなたのやりたいことや、仕事スタイルに合わせて、サービスを使ってみてください。

20.検索力を向上させる

何かわからないことにぶつかると、当然仕事の手は止まってしまいます。

質問をしたら、すぐに回答を得られるような人が身近にいればいいのですが、なかなかそんな便利な人はいません。

今は何でもインターネットから情報が得られる時代です。なので、わからないことがあるとインターネットで検索をするのが普通です。

ただ、この検索についても、知りたい情報にすぐたどり着ける人と、なかなかたどり着けない人がいます。

知りたい情報にたどり着くためには「検索力」を向上させなければいけません。

「検索力」が低い=知りたい情報になかなかたどり着けない人というのは、何か知りたいことがあっても、どのように検索すればいいのかわかりません。

検索の一連の流れを例としてお話しします。

この記事には目次がありますが、あなたもブログ運営者だとして同じように目次を作りたいと思ったら、どのように検索しますか？

今はどこかにブログサービスを使っていなければ大体がワードプレスかと思います。そして、他の記事を読んでみると、同じような目次がありますね。ということは、この目次は何らかのプラグインによって作られていることがわかります。

そうなれば「ワードプレス 目次 プラグイン」と検索すれば、この目次を作るためのプラグインがわかります。プラグインの名前は「Table of Contents Plus」です。

その後、プラグインがわかってもインストールしたところで、どのように使えばいいのかわからないかもしれません。そういったときには、「Table of Contents Plus 設定方法」「Table of Contents Plus 使い方」というように検索します。

この一連の検索行為がスムーズにできるかが「検索力」にかかっているということです。

何かわからないことがあったときに、スムーズに検索して正しい情報にいち早くたどり着ければ、仕事の手が止まるようなことはないでしょう。

21.どうしようもない時はプロに頼む

先ほどお話ししたように今はインターネット上でどんな情報でも得られる時代です。

その真偽を見極める目というものも必要ではありますが、基本的には僕らが何かを進めていく上で、ない情報はないと言えるレベルだと思います。

しかし、時には検索しても検索しても欲しい情報が見つからないというケースもあります。

もちろん、必死に検索して自分で解決しようと努力することは重要です。大前提として、その努力を欠いてはいけません。

とはいっても、それで1日2日潰れてしまうようだと、これは非効率であると言わざるを得ません。

そういった場合にはプロの力を借りましょう。

以前、自宅で仕事をしていた時に、急にインターネットが繋がらなくなったことがありました。

僕はスマホで情報を探し、なんとか復旧を図りましたが、2時間ほど頑張っても一向に進展が見られませんでした。

仕方がなく、パソコン関係で困りごとがあった時に電話で依頼すれば、駆けつけてくれるサービスがあり、それを使いました。

ルーターの設定に原因があったようで、プロが駆けつけるとほんの10分でインターネットは復旧しました。

こういったケースの場合のは初めは自力で頑張りますが、どこかのタイミングで見切りをつけてプロに頼るのが正解です。

まとめ

これら21個を見ていくと、「タスク管理系」「考え方系」「環境系」と大きく3つに内容がぶんるいされます。

仕事の効率がいい人っていうのは、この3つのバランスが非常にいいように感じます。

どれか1つだけがしっかりあいていても、他の2つがおろそかだと仕事の効率が悪くなってしまいます。

また、人は表面上のノウハウに、どうしても目が向いてしまうので「考え方系」については無視されがちです。

しかし、仕事を行うのが生身の人間である以上「考え方」というのは、全てにおいて影響をもたらすものです。

この記事を読んで、自分ができているところがどこで、自分がせきていないところがどこなのかを確認してみてください。

その上で足りないものを埋めていくのが、仕事の効率を劇的に向上させることに繋がります。

あとがき

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